Jak na elektronicky zasílané doklady?

Zdánlivě nejjednodušší je situace s elektronickými doklady, které nejsou opatřeny elektronickým podpisem, elektronickou značkou ani žádnou ochranou proti tisku. Tyto doklady dostáváme každý z nás několikrát do měsíce a staly se součástí každodenní účetní praxe. Jak nakládat s těmito doklady?

Tak předně doporučuji tyto doklady vytisknout a dále s nimi zacházet jako s běžnými papírovými doklady. Tiskneme pokud možno na laserové tiskárně a na dostatečně trvanlivý papír. Pokud tyto doklady naopak vystavujeme, snažíme se vyvarovat barevného provedení (tisk omalovánek dá někdy docela fušku, pokud má výsledek vypadat alespoň trochu věrně a být čitelný). 

Tyto doklady nemají zvláštní legislativní úpravu, vztahují na ně běžné právní předpisy (zejména zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o účetnictví a zákon o dani z příjmů). Zákon o účetnictví vyžaduje v §11, odstavci 1, písmeno f) podpisový záznam podle §33a, odstavce 4 stejného zákona osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. §33a, odstavec 4 přitom odkazuje na zrušený §10. 

Při bližším studiu narazíme na problém průkaznosti účetních záznamů a podpisu na účetním dokladu. Současná praxe se kloní k závěru, že stačí podpisový záznam příjemce účetního dokladu (pokud jde o příjemce dokladu), na straně výstavce dokladu by měl být doklad v každém případě opatřen podpisem (vlastnoručním nebo technickým). Jestli tento stav vydrží i nadále, je otázkou. Problém s průkazností účetních a daňových dokladů a zamezení nebo alespoň ztížení jejich falzifikace se řeší na celém světě a zvolené řešení není ve všech zemích stejné. Cestou k jedinečnosti daňových a účetních dokladů je na jedné straně jejich podepisování, na druhé straně jsou využívána různá technická omezení obsažená v účetních programech, která doklady označují nebo zamezují jejich opakovanému tisku.

Způsob odeslání prakticky nemá vliv na průkaznost účetního záznamu, neboť průkaznost je zejména vlastnost účetního dokladu a nikoliv vlastnost distribučního kanálu. Skutečnosti uvedené v tomto článku tak platí pro všechny nepodepsané účetní a daňové doklady bez ohledu na to, jakou formou jsou zasílány. Tyto doklady mohou být zasílány například:
- jako příloha klasického emailu,
- jako příloha emailu podepsaného zaručeným elektronickým podpisem, pokud dojde k oddělení dokladu a emailové zprávy,
- klasickou listovní poštou nebo kurýrem,
- faxem,
- prostřednictvím datové schránky, pokud není po povinnou archivační dobu archivována celá datová zpráva a tato není zabezpečena proti změně svého obsahu a přiloženého dokladu (například zaručeným elektronickým podpisem).  

Účetní ani daňové doklady určitě nikdy nebudou schopny srovnání se zabezpečením bankovek, nicméně je třeba počítat s tím, že současný stav naší legislativy i praxe není a nebude konečný. Pro složitější implementace a velkoobjemové fakturace je proto potřeba počítat s variantním řešením, které umožní vystavování, zasílání a příjem účetních dokladů za přísnějších podmínek, než které platí dnes.