Lze doručovat zaměstnanci elektronicky? V jakých případech a jak na to?

Jak jsme v minulém článku upozornili, pro vymezené důležité písemnosti je v §334 zákoníku práce vyžadováno fyzické osobní doručování písemností zaměstnanci na pracovišti. Ostatní způsoby doručování jsou možné pouze jako náhradní způsob, když selže osobní doručení na pracovišti anebo v případě méně významných písemností neuvedených v §334, ost. 1 zákoníku práce v platném znění. 

Pokud jde o písemnosti vyjmenované v §334, odst. 1 zákoníku práce, je jejich elektronické doručování možné pouze tehdy, pokud s tímto způsobem doručování vyslovil zaměstnanec písemný souhlas. V případě jiných způsobů, než je datová schránka, navíc musel zaměstnanec písemně sdělit zaměstnavateli svou doručovací adresu. 

Doručování ostatních, v §334 odst. 1 zákoníku práce neuvedených písemností zákoník práce neřeší. Nicméně nelze než doporučit, aby byl tento způsob komunikace rovněž předem písemmně sjednán, a to minimálně v pracovním řádu nebo v jiné vnitroponikové normě. Důležité je to v případech, kdy mohou mít nedoručené zásilky významné dopady. 

Doručování písemností datovou schránkou má klasické podmínky, tedy platí doručení právní domněnkou ve lhůtě 10 kalendářních dnů od data doručení do datové schránky. POZOR! Pokud doručuje zaměstnanec zaměstnavateli, považuje se zpráva za doručenou dnem doručení do datové schránky, tedy v tomto případě se 10 denní lhůta neuplatní! I v tomto případě je nutný předchozí souhlas zaměstnavatele s použitím datové schránky pro účely doručování. Dále je třeba upozornit, že obě strany musí mít povoleny poštovní datové zprávy. V opačném případě je doručení datovou schránkou neproveditelné, pokud není zaměstnavatel zároveň OVM (orgán veřejné moci), například městský úrad, finanční úřad.... 

Doručování emailem nebo jinou elektronickou sítí je o poznání komplikovanější. Jednak je třeba ověřit, že byla písemnost opravdu doručena. To se řeší tak, že písemnost je doručena, až když její doručení potvrdí příjemce. Dále je třeba ověřit identitu odesílatele a příjemce písemnosti. Pro tento účel zákoník práce v ustanoveních §336, odst.3 a §337, odst. 4 vyžaduje na obou stranách použití uznávaného elektronického popisu nebo uznávané elektronické pečetí. To jednak komplikuje celý proces doručování, ale zároveň to znamená, že tento způsob doručování je nepoužitelný v případě protistrany, která nechce komunikovat. Je pravda, že v případě nekomunikujícího zaměstnavatele na to zákoník práce pamatuje, ale situaci bude třeba prokázat. Používání emailových služeb pro doručování vyjmenovaných písemností proto nemohu doporučit. 

V posledních letech vzala elektronickou komunikaci v potaz i daň z příjmu, kdy je možné elektronicky podepisovat formulář Prohlášení poplatníka a formulář Žádost o provedení ročního zúčtování. Bohužel i v tomto případě zákon vyžaduje použití uznávaného elektronického podpisu. Vzhledem k tomu, že práce s elektronickými dokumenty vyžaduje odlišné pracovní postupy než práce s papírovými dokumenty a vzhledem k rozšířenosti kvalifikovaných podpisových certifikátů mezi zaměstnanci, nedoporučuji v této věci elektronicou komunikaci vůbec zavádět. Mimochodem daň z příjmu s datovou schránkou vůbec pro dané formuláře nepočítá. 

Shrnutí: 
Elektronizaci zpracování mezd a personalistiky lze určitě doporučit, jako zpracovatel mezd tyto pracovní postupy preferujeme.

V případě rozesílání vyjmenovaných pracovněprávních dokumentů však elektronickou komunikaci nedoporučujeme s výjimkou datové schránky. I tak se ale jedná pouze o náhradní způsob doručování.

V případě daňových formulářů Prohlášení poplatníka a Žádost o provedení ročního zúčtování elektronickou formu nedoporučujeme.