Certifikovaný partner POHODA

Prodáváme a konzultujeme software, který z naší vlastní praxe dobře známe.

Modely spolupráce mezi účetní firmou a klientem

  • Účetní software pouze na straně účetní firmy (Systém krabice od bot),
  • Offline sehrávání dat,
  • Online účetnictví na straně účetní firmy,
  • Online účetnictví na straně klienta,
  • Účetnictví pouze u klienta.

 

Účetní software pouze na straně účetní firmy (Systém krabice od bot)


Účetní firma vlastní licenci účetního programu pro vedení účetnictví a daňové evidence. Klient nemusí mít žádný software pro vedení svého účetnictví. Může vlastnit licenci k prohlížení zpracovaného účetnictví (např. POHODA Look) nebo vhodný systém pro vystavování prvotních dokladů (např. MS Excel, různé fakturační systémy). Všechny podklady předává klient účetní firmě ve fyzické podobě.

pohoda 1


Charakteristické pro tuto variantu je to, že klient sám nemůže do účetnictví zadat nebo v něm upravit žádný doklad nebo záznam. Pokud klient vystavuje nějaké doklady, pak je účetní musí vystavit v účetním programu podruhé. Tento způsob je vhodný pro drobné podnikatele a firmy s opravdu malým počtem účetních dokladů. V opačném případě je toporný a zpracování prodražuje nutnost duplicitního pořizování dokladů.

 

Offline sehrávání dat

 

Zde je více variant.

  • eshopy a jiné systémy automatizovaného vystavování dokladů,
  • fakturační systémy (mPohoda, iDoklad a mnoho dalších),
  • účetní program na straně účetní firmy i klienta, sehrávání dat pomocí datových balíčků.

V případě neúčetních aplikací se data sehrávají zpravidla prostřednictvím formátu XML. Bohužel tento formát není sám o sobě dostačující, odesílací a přijímací aplikace musí být upraveny na používaný XML formát. Pokud výrobci nedeklarují kompatibilitu, je třeba neprogramovat převodní můstek. Dále je třeba sledovat aktualizace XML formátu (typicky v důsledku větších aktualizací účetních programů). V opačném případě hrozí, že sehrávání dat přestane fungovat nebo importovaná data budou obsahovat chyby.

Péče o XML formát odpadají v případě sehrávání dat mezi dvěma instalacemi stejného účetního programu. Použitelnost offline sehrávání je třeba předem promyslet. Existuje více variant řešeníí, které s sebou nesou různá provozní omezení.

V případě programu Vario se realizuje offline přenos dat pomocí vyhrazených knih dokladů, které se na straně účetního pouze zaúčtují. Informace o zaúčtování se pak přenese zpět ke klientovi. Výhodou tohoto řešení je, že nehrozí chyby v zásobách, na druhou stranu je pro účetního obtížné opravit chyby, které v importovaných dokladech napáchal klient. Zvolená technologie vyžaduje, aby se účetní spojil s klientem, ten provedl opravu a data znovu odeslal účetnímu. Toto je relativně zdlouhavý postup, který navíc vyžaduje aktivitu klienta, nezřídka v časovém presu daném termíny pro kontrolní hlášení k DPH. Ve Variu není pro offline sehrávání nutné vlastnit speciální doplněk nebo licenci programu. 

V případě programu Pohoda je přístup výrobce software opačný. Účetní může v importovaných datech opravit cokoliv. Pokud však bez zbytečného odkladu nevrací opravená data klientovi, může docházet k problémům. Kritidcká je otázka zásob, kdy by měl účetní brát na zřetel skutečnost, že nemá přehled o fyzickém stavu skladu. Pokud tedy zasahuje do dokladů ovlivňující skladové pohyby, měl by si vždy (například telefonicky) ověřit, že svým postupem nedeformuje sklad (stavy, ceny...). Na straně účetního je třeba licence pro doplněk PZD a nelze použít licenci MLP. Další požadavky na licence nejsou, samozřejmě použitá licence musí umožňovat pořizování dokladů na straně klienta a vedení účetnictví nebo daňové evidence na straně účetního.

 

pohoda 2


Typické je zde rozdělení rolí: Účetní firma může zpracovávat veškeré agendy nebo provádí kontrolu, opravu nebo zaúčtování - tedy zpracovává ty agendy, které klient nechce nebo nezvládá zpracovat sám. Klient předává účetní firmě prvotní doklady v elektronické podobě ve formě balíčků dat (stejným způsobem získává zpracovaná data zpět). Tento systém je vhodný pro menší objemy dat a pro firmy poskytující služby. Pokud je větší objem složitých dokladů nebo jsou ve hře sklady, je offline režim rizikový. Vyžaduje sehrání dat před každou aktualizací. Pokud by měla účetní firma hodně klientů v offline režimu, je sladění termínu pro sehrání dat a následnou aktualizaci serveru velmi komplikované.

 

Online účetnictví na straně účetní firmy

V tomto případě je plná infrastruktura (hardware i software) na straně účetní firmy. Jedná se o plnohodnotné řešení s plným přístupem pro klienta i účetní firmu. Rozdělení agend a úkolů je možné dle potřeby, hardware ani software nejsou limitem. Velkou výhodou je možnost účetní firmy kdykoli poskytnout plnou asistenci klientovi, neboť data jsou přístupná online. Cena použitého hardware a licencí zpravidla není součástí ceny účetních služeb, představuje proto vícenáklad tohoto řešení.

 

pohoda 3


Obě strany mají k dispozici vždy aktuální a kompletní informace o hospodaření. Sdílení systému minimalizuje množství chyb způsobených ručním zadáváním dat do systému a případné zpětné opravy v důsledku nekompletních nebo pozdě dodaných podkladů. Také omezuje možnost ztráty dat, protože nedochází k žádnému přenosu balíčků dat. Toto řešení je vhodné pro všechny klienty s výjimkou těch nejmenších (vícenáklady na přístup do systému nepokryjí úspory vzniklé při zpracování malého množstí dokladů). Řešení není vhodné, pokud klient požaduje velký počet přístupů najednou. Dochází k neúměrnému vytížení serveru účetní firmy jedním jediným klientem. Podobná situace je i u klientů s extra velkými daty. Problém je i s klienty, kteří pro své systémy potřebují neustálou komunikaci s účetním systémem (rozsáhlé eshopy, systémy online prodeje, kde nelze provést odstávku). 

 

Online účetnictví na straně klienta

V této variantě je plná infrastruktura (hardware i software) na straně klienta. Výhody jsou shodné s online účetnictvím na straně účetní firmy. Nevýhodou je, že je třeba mít přístupy i pro účetní firmu. Ta ale zpravidla nepotřebuje velký počet přístupů. Další výhodou je, že o chodu celého systému plně rozhoduje klient. Nemusí se tak ohlížet na ostatní klienty účetní firmy. To je velká výhoda, pokud klient používá náročné systémy na odezvu (například eshop, kde se data do účetnictví importují v řádu několika málo minut, provozy v režimu 24/7).

pohoda 4

 

Tento model se hodí pro větší firmy, kdy na straně klienta používá systém více uživatelů a klient má vysoké nároky na provoz systému. Klient má maximální kontrolu nad svým účetnictvím při současném zachování všeho komformtu
 

Účetnictví pouze u klienta

Online účetnictví vyžaduje přístup přes protokol RDP (Remote Desktop Protokol). V případě této varianty poskytování účetních služeb lze použít i lokální server umístěný  u klienta, na který se nainstaluje serverová část účetního programu a uživatelská část se instaluje do počítačů jednotlivých uživatelů. I v tomto případě je hardwarové a softwarové zabezpečení plně na bedrech klienta. Při vhodné technické konstalaci je toto řešení vhodné pri systémy s vysokými nároky na odezvu systému (často aktualizované eshopy, nonstop provozy atp.). Problémem může být akceschopnost na straně účetního, protože fyzické doklady i elektronická data jsou lokálně umístěny u klienta. Pokud je funkční možnost vzdáleného připojení, není to problém. V opačném případě je třeba počítat s komplikacemi, pokud bude nutné v krátkém čase nebo komplikovaných podmínkách s daty pracovat, protože bude nutné nejprve k serveru dojet.

Kontaktujte nás

Zpracování osobních údajů